提名委员会组成 - 公司设立董事会提名委员会，由三名董事组成，独立董事应占多数[4] 人员产生与职责 - 主任委员和委员由特定方式提名，经董事会选举产生[5] - 负责拟定选任标准程序等并提建议[6] 选任审查 - 董事、高管选任需经资格审查并提前提建议材料[9] 会议规则 - 定期会议每年至少一次，有权提议召集临时会议[11] - 会议出席、表决、记录保存等有规定[12][14][15] 议案报送与规则生效 - 会议议案及结果书面报董事会[20] - 规则经董事会审议通过后生效[15]

审计委员会组成 - 由三名董事组成，独立董事应占成员总数过半数，且至少一名是会计专业人士[4] - 委员由过半数独立董事或全体董事的1/3以上提名，由董事会选举产生[5] 审计委员会任期 - 任期与董事会任期一致，委员任期届满可连选连任[4] 审计委员会职权 - 行使《公司法》规定的监事会的职权，负责监督及评估内外部审计工作等[6] - 负责审核公司财务信息及其披露等事项，部分事项需全体成员过半数同意后提交董事会审议[7] - 督导内部审计部门至少每半年对重大事件实施情况和资金往来情况进行一次检查[9] - 发现公司存在内部控制重大缺陷等问题，应督促公司整改与追责[11] - 发现董事、高级管理人员违规，可向董事会通报或向股东会报告等[11] 审计委员会费用 - 行使职权所需费用由公司承担[11] - 认为必要时可聘请中介机构提供专业意见，费用由公司承担[17] 审计委员会会议 - 定期会议每季度至少召开一次[13] - 召开前三日通知全体委员，紧急情况不受此限[13] - 需2/3以上委员出席方可举行[13] - 会议决议须经全体委员过半数通过[15] 审计委员会档案 - 会议记录等档案保存期限为十年[15] 规则相关 - 未尽事宜按国家相关规定和《公司章程》执行[17] - 由公司董事会负责解释[17] - 自公司董事会审议通过后生效[17]

关联方定义 - 持有公司5%以上股份的法人或其他组织及其一致行动人为关联法人[8] - 直接或间接持有公司5％以上股份的自然人是关联自然人[9] 关联交易审议 - 董事会审议关联交易，关联董事回避，过半数非关联董事出席可举行，决议须非关联董事过半数通过，出席非关联董事不足三人提交股东会审议[12] - 股东会审议关联交易，特定股东回避表决，所有股东均须回避时均可参与表决[13] 关联交易决策权限 - 总经理有权决定与关联自然人低于30万元（除担保、财务资助）的关联交易[15] - 总经理有权决定与关联法人金额在300万元以下或占公司最近一期经审计净资产绝对值0.5％以下（除担保、财务资助）的关联交易[15] - 公司与关联自然人交易金额超30万元（担保、资助除外）由董事会决定[16] - 公司与关联法人交易金额超300万元且占最近一期经审计净资产值绝对值0.5％（担保、资助除外）由董事会决定[16] - 公司与关联人交易金额超3000万元且占最近一期经审计净资产值绝对值5％以上（担保除外）提交股东会审议[16] 关联交易特殊情况 - 公司为关联人提供担保，不论数额均经董事会审议后提交股东会审议，为控股股东等提供担保需对方提供反担保[15] - 公司向关联参股公司提供财务资助，需全体非关联董事过半数、出席董事会会议非关联董事2/3以上审议通过并提交股东会审议[19] 日常关联交易 - 日常关联交易可按类别预计年度金额，超出预计需重新履行程序[19] - 日常关联交易协议期限超三年，每三年重新履行程序[19] 关联交易执行与审查 - 交易金额3000万元以上且高于公司最近一期经审计净资产值5％的关联交易，经各方签字盖章、股东会审议通过后执行[22] - 董事会审查关联交易需考虑交易背景、关联关系、定价政策等因素[21] - 股东会对关联交易决议除审核董事会文件外，还需审核独立董事证明文件和审计委员会意见[22] 关联交易合同变更 - 关联交易合同因不可抗力或经营变化需终止或修改，补充修订协议视情况生效或再审议[22]

信息披露制度 - 规范公司信息披露暂缓与豁免行为，确保合规披露[2] 披露情形 - 涉及商业秘密符合条件可暂缓或豁免披露[4] - 涉及国家秘密依法豁免披露[5] 管理机制 - 由董事会统一领导，董秘组织协调[8] 申请流程 - 相关部门、子公司提交书面申请并填《审批表》[9] 资料保管 - 《审批表》及相关资料由证券事务部归档10年[9]

内幕信息界定 - 公司一年内购买、出售重大资产超资产总额30%等情况属内幕信息[8] - 持有公司5％以上股份股东或实控人情况变化属内幕信息[7] - 公司新增借款或担保超上年末净资产20%属内幕信息[9] - 公司放弃债权或财产超上年末净资产10%属内幕信息[9] - 公司发生超上年末净资产10%重大损失属内幕信息[9] 管理与责任 - 董事会是内幕信息管理机构，董事长为保密责任人，董秘负责具体工作[3] - 未经董事会批准，不得泄露内幕信息及披露内容[4] 流转与报告 - 内幕信息流转一般控制在所属部门，跨部门流转需批准[14] - 重大事件发生后相关人员及时报告董事长和董秘，董秘组织披露[15] 档案与报备 - 内幕信息公开披露前填写知情人档案并向交易所报备[19] - 依法公开披露后5个交易日内报送相关档案及备忘录[22] - 内幕信息知情人档案至少保存10年[24] 违规处理 - 内幕信息知情人违规，公司2个工作日内报送处理结果[32] - 持有公司5%以上股份股东违规，公司有权追究责任[32] 其他要求 - 公司保证内幕信息知情人登记档案完备、真实、准确[20] - 董事、高管等配合做好登记备案工作[20] - 重大事项制作进程备忘录并督促签名确认[22] - 做好内幕信息流转环节登记及各方档案汇总[21] - 按规定流程进行内幕信息登记备案[25] - 加强对内幕信息知情人员教育培训，杜绝内幕交易[34] 制度相关 - 本制度术语若无特别说明与《公司章程》含义相同[34] - 本制度未尽事宜以相关法律法规和《公司章程》规定为准[34] - 本制度由董事会负责制定、修改和解释[35] - 本制度经董事会审议通过后生效[36] - 该制度为山东东岳有机硅材料股份有限公司2025年9月文件[37] - 存在该公司内幕信息知情人登记表[39]

董事会秘书设置 - 设董事会秘书一名，任期三年，届满可续聘[3] 任职与解聘 - 近36个月受证监会处罚等人士不得担任[4] - 秘书出现规定情形，公司应1个月内解聘[4] 职责与协作 - 秘书负责信息披露、股权管理等事务[8] - 公司应聘请证券事务代表协助履职[10] 制度实施 - 工作制度由董事会审议通过后实施[13]

财务报告编制与披露 - 财务部负责财务报告编制，证券事务部负责信息披露[5] - 公司对外报送的财务会计报表等由法定代表人、财务总监签署[3] 责任与审批 - 董事长、董事及高管对财务报告真实性、完整性集体负责[5] - 会计政策首次采用、重要会计估计采用前需经总经理、审计委员会、董事会审议批准[8][9] - 会计政策、估计变更影响净利润或净资产比例超50%，需提交股东会审议[9][10] 重大会计事项 - 财务部需编制《重大财会事项处理意见的报告》，报多部门审议批准[11] - 重大会计事项包括股票债券发行、股权交易等[11] 财务报告准备与编制 - 年度财务报告准备工作由财务部门负责，编制方案需经财务负责人及总经理核准[13] - 编制财务报告以真实交易等资料为依据，做到账账、账实、账表相符[13] - 公司编制年度财务报告前须进行全部资产清查和债务债权核实工作[14] 日常财务工作 - 财务部每月对会计科目进行总账和明细账核对、调节[15] - 公司按规定结账日结账，审核记账凭证后进行结账操作[16] 报告时间安排 - 每季末（半年末）编制中期财务报告时间安排表，报财务总监审批[18] - 每年度末编制年度财务报告及审计工作计划，经审批后执行[18] 审计与报告提交 - 外部审计师审计后，财务部根据决定意见调整账务或报表形成终稿[19] - 每半年（年度）财务部编写《财务分析报告》，经审核后与财务报告一并提交审阅[21] 制度相关 - 本制度由董事会授权财务总监编制并解释，2025年9月公布[24]

业务决策 - 开展期货套期保值业务，动用保证金和权利金上限等情况需提交股东会审议[8] - 董事会、股东会为套期保值业务决策机构[11] 业务原则 - 套期保值业务应遵循与生产经营相关等原则[3][4] - 应控制商品期货与风险敞口匹配，用自有资金按额度交易[6] 业务流程 - 操作流程包括采购提方案、财务登记及内审部审查[12] 业务管理 - 套期保值业务相关文件保管至少10年[20] - 选实力雄厚期货经纪公司，定期检查防范操作风险[18] 违规处理 - 违规操作造成损失需担责，公司可追讨[22]

董事离职适用情形 - 适用于全体董事辞任、任期届满、解任等离职情形[3] 离职生效与披露 - 董事辞任提交书面报告，收到日生效，两交易日内披露[6] - 股东会决议解任，决议通过日生效[7] 履职与补选 - 特定情形原董事继续履职，六十日内完成补选[6] 法定代表人变更 - 担任法定代表人的董事或经理辞任，同时辞去，三十日内确定新代表人[6] 后续义务与实施 - 离职后5工作日办妥移交，保密等义务有效[10][12] - 办法自董事会审议通过之日起实施[16]

融资审批 - 资产负债率不超70%，一会计年度内累计融资金额不超最近一期经审计总资产值10%报管理层审批[5] - 资产负债率不超70%，单次或累计流动资金融资金额超10%但不超50%报董事会审批[5] - 资产负债率超70%，公司融资事项报股东会审议批准[5] - 单笔或累计融资金额超最近一期经审计总资产值50%或达标准后又融资，董事会审议通过后报股东会批准[5] 担保审批 - 单笔担保额超公司最近一期经审计净资产10%须经股东会审议通过[15] - 公司及其控股子公司对外担保总额达或超最近一期经审计净资产50%后提供的任何担保须经股东会审议[15] - 为资产负债率超70%的担保对象提供的担保须经股东会审议[15] - 连续十二个月内担保金额超最近一期经审计净资产50%且绝对金额超5000万元须经股东会审议[15] - 连续十二个月内担保金额超最近一期经审计总资产30%须经股东会审议，且须经出席会议股东所持表决权三分之二以上通过[15] - 对股东、实际控制人及其关联人提供担保须经股东会审议，相关股东不得参与表决，由其他股东所持表决权过半数通过[15][16] - 董事会审议对外担保事项需经出席会议的三分之二以上董事同意[17] 担保其他规定 - 公司所担保债务到期，督促被担保人在十五个工作日内履行偿债义务[25] - 被担保人债务到期后十五个交易日内未履行还款义务需及时披露[26] - 全资子公司或控股子公司其他股东按权益同等比例担保的部分担保事项可豁免股东会审议（章程另有规定除外）[17] - 对外担保经批准后必须订立书面担保合同[20] - 被担保人提供的反担保一般不低于公司为其提供担保的数额[22] - 公司财务部为对外担保职能管理部门，内审部为监管部门[23] - 担保合同订立后财务部应及时通报审计委员会[24] - 担保债务到期展期需重新履行担保审批程序[26] - 公司履行担保责任需经内审部审核并报董事会批准[26] 其他 - 公司为山东东岳有机硅材料股份有限公司[33] - 制度生效实施时间为股东会审议通过之日起[32] - 股东会授权董事会负责解释制度[32]