总则 - 为规范印章证照管理 加强合法性 规范性和安全性 维护公司利益而制定本制度[2] - 制度适用于公司及下属分 子公司各类印章证照管理[2] - 印章包括公章 法定代表人印章 财务专用章 发票专用章 报关专用章 部门印章 董事会印章等[2] - 证照包括营业执照 开户许可证 海关进出口许可证 高新技术企业证书 体系认证证书 专利证书 商标证书 贷款卡 不动产证等[2] - 内部审计部门对印章使用有监督权 定期监督检查[2] 印章和证照的适用范围 - 公司公章适用于上报国家机关 政府部门的重要公函和文件 公司名义出具的证明 函件 内部文件及签订的协议 合同等[2] - 法定代表人印章适用于法定代表人证明书 授权委托书及其他需法定代表人签章的文件[3] - 财务印章适用于财务部对外开具发票及财务凭证[3] - 报关专用章适用于产品出口报关的公函 证明[3] - 合同专用章适用于不需使用公章的各类文件[3] - 董事会印章适用于以董事会名义出具的公告 报告 文件 函件[3] - 证照按相关部门或机构规定使用[3] 印章和证照的启用 - 印章刻制由总经理办公室统一归口办理 需填写《印章制发申请》并审批[3] - 公章 法定代表人印章由分 子公司或总经理办公室申请 总经理批准[3] - 董事会印章由董秘办申请 董事长批准[3] - 部门印章由使用部门提出 总经理办公室审核 总经理批准 报总经理办公室备案[4] - 需公安机关备案的印章由总经理办公室指定专人到核准单位刻制 按规定备案[4] - 印章刻制完毕需留印模 发布启用通知 做好《印章领用登记台帐》[4] - 印章作废需填写《印章废止申请》 经总经理批准 收回旧印章 建立《印章废止登记台帐》 必要时发布作废公告 销毁印章[4] - 证照申办 变更 年检 注销等工作经审批后由总经理办公室或专管人员办理 不得私自办理[5] - 公司应及时办理有关证照[5] 印章和证照的保管 - 董事会印章由董秘办保管 公章 法定代表人印章 合同专用章由总经理办公室保管 财务专用章 发票专用章由财务负责人指定专人保管 报关专用章由授权业务人员保管 部门印章由相关部门指定专人保管[5] - 印章专管人员需保证保管安全 使用规范 建立使用台账 遗失 损毁 被盗需迅速报告 采取补救措施 追究责任 遗失关键印章需向公安机关报备并登报声明[5] - 领用部门和专管人员承担印章使用责任 造成损害追究责任人责任[6] - 专管人员不在岗位时印章由直接上级代管 需交接工作 交代注意事项[6] - 专管人员离职需将印章管理作为移交工作一部分 办结移交手续后方可离职[6] - 专管人员需坚持原则 遵守保密规定 严格照章用印 未按批准权限或用印件内容有误不予用印 拒绝审核有权拒绝用印并报告领导[6] - 专管人员需全程监督用印过程或亲自处理 确保用章文件在监控范围内完成[6] - 专管人员不得擅自用印 否则严肃处理 造成纠纷和后果承担相应责任[6] - 证照由总经理办公室统一管理 设专人保管[6] - 严禁擅自复印 涂改 出借 伪造 转让或出卖公司证件 违反者追究法律责任[7] 印章和证照使用的审批 - 使用实行事前登记与审批制度[7] - 发出公文由总经理办公室负责人审核后用印登记[8] - 对外签署合同或协议按合同批准权限由总经理批准后用印登记[8] - 对外担保使用印章需经董事会或股东会审议通过后方可申请用印 签署后向董秘办报备[8] - 介绍信 便函 授权委托书由总经理批准后用印登记 严禁在空白文本上加盖印章[8] - 董事会用章由董事会秘书审核 董事长批准后用印[8] - 未规定事项需填写《印章使用申请》 部门经理 分管领导审核 总经理批准后用印登记 涉及法律等重要事项需法务部审核签字[8] - 证照借阅 借用 复印需填写申请单 写明事由 名称 件数 归还期限等 经部门主管审批 总经理签批确认后办理手续[9] - 财务人员 采购人员依日常工作权限使用财务印章与采购印章无须经上述程序[9] - 部门用章由总经理授权部门负责人审批用印[9] - 员工因私人事宜使用印章需填写《印章使用申请》征得总经理批准 涉及个人经济担保 可能损害公司权益的事项不予证明[9] - 印章原则上不准带出公司 确需带出需由用印人申请 标明名称 用途 借出时间 归还时间 经总经理批准 携印章外出应两人以上同行[9] - 已盖章文件未使用需立即交回办公室销毁[9] - 印章保管部门需建立《用印登记台帐》 注明使用日期 部门 用印人 用途 用印数量 批准人等[9] - 证件需登记详细记录名称 数量 发证日期 发证机关 有效周期 年检时间等 保证连续有效使用[10] - 总经理办公室对证照登记及时性和完整性负责[10] - 使用证件部门需妥善保管 不得遗失 损坏 用完及时归还 遗失或损坏需及时报告 专管人员采取应急措施 办理挂失和补办手续[10] 用印和用证方法 - 印章应盖在文件正面或公司全称上 有日期要骑年盖月 印迹端正清晰 名称与用印件落款一致[11] - 介绍信 便函 授权委托书要有存根 在落款和骑缝处一并盖章[11] - 电子印章申请 使用 保管等流程与其他印章相同 由总经理办公室负责账户 密码保管及用印盖章 未经允许不得擅自创设 使用 否则追究责任[11] - 证件复印件需登记备案后方可复印 印件上需标识仅限XXX使用与再次复印无效[12] 责任追究 - 非法刻制公司印章追究法律责任 构成犯罪的移交司法机关[12] - 管理不严 使用不当或遗失追究保管人员责任 外出期间使用不当追究借用人责任 造成损失承担赔偿责任[12] - 审批人员 保管人员未认真审核追究责任 造成损失依法追偿[12] - 欺骗或虚假申请用印 签署文件或协议根据实际情况和后果严重程度进行处罚 追偿损失和追究法律责任[12] 附则 - 制度解释权归公司总经理办公室[12] - 制度经董事会审议通过后生效 修改时亦同[12]