境外发行证券与上市保密和档案管理制度 - 制度旨在保障国家经济安全、保护社会公共利益及公司利益，规范境外发行上市过程中的保密和档案管理工作 [1] - 适用于公司及合并报表范围内全部下属子公司、分支机构的境外发行上市全过程（准备/申请/审核/上市阶段） [2][3] 适用范围与主体责任 - 公司需要求境内外证券公司、证券服务机构（律所/会计师事务所等）严格遵守中国法律法规及本制度 [4] - 涉及国家秘密或国家机关工作秘密的文件需经主管部门批准并报保密部门备案后方可对外提供 [5] - 对文件保密属性不明确时需报保密行政管理部门或业务主管部门确定 [6] 文件提供与披露程序 - 向证券服务机构提供文件时需按保密规定处理，并附加书面说明 [7] - 涉及敏感信息的文件提供需签订保密协议，明确服务机构义务 [8] - 会计档案提供需按国家规定履行程序 [10] 档案管理与跨境要求 - 证券服务机构在境内形成的工作底稿应存放境内，出境需办理审批手续 [11] - 配合境外监管机构检查前需经中国证监会或主管部门同意 [12] 监督与执行机制 - 公司需定期自查保密和档案管理事项，发现问题需监督整改 [13] - 明确接触国家秘密人员的权责并开展经常性监督检查 [14] - 制度经董事会审议通过后实施，由董事会负责解释及修改 [16]