合同管理框架 - 公司为规范合同管理并防范合同风险制定该制度 依据包括《民法典》和财政部《企业内部控制基本规范》等法规 [1] - 适用范围涵盖公司及分公司 全资和控股子公司需据此制定制度并通过内部审批后执行 参股公司参照执行 [1] 合同分类与定义 - 合同类型包括购销 建设工程承包 代理招标 借款 租赁 运输 资产转让 财产保险 服务及劳务合同等 [2] - 重大合同定义为公司本部50万元人民币以上合同 子公司或参股公司200万元人民币以上合同 以及涉及企业设立合并分立等重大事项的合同 [2] - 小额合同指10万元人民币以下合同 一般合同指金额介于重大与小额之间的合同 [2] 管理原则与职责分工 - 合同管理实行承办人制度 审查制度和备案制度 采用统一授权与分级归口管理结合机制 [2] - 法律合规部门为合同归口管理部门 负责法律审查 履约监督及制度完善 [3] - 综合办公室负责合同档案管理 包括编号 归档及保管法定代表人身份证明 [3] - 财务管理部负责审核合同财税事项 预算内项目确认及资金结算监督 [3] - 审计法规部负责关联交易审查 上市公司披露及决策程序合规性检查 [4] 合同订立流程 - 承办部门需确认项目立项依据 必要性及资金来源 并对合作方资质资信进行调查 [7] - 选择合作方时需审查关联方情况 如属关联交易需按监管规定审批或披露 [8] - 重大合同谈判需组建包含财务 技术及法律人员的谈判小组 必要时聘请外部专家 [8] - 合同文本拟定后需经法律合规部门及法律顾问审核 涉及其他部门的需业务会签 [8] - 合同一律采用书面形式 紧急情况下未签书面合同的需在10个工作日内补签 [8] 审批与签署程序 - 承办部门需填写《合同签批单》并附合同文本及审核意见上报审批 [9] - 合同由法定代表人或授权代表签署 需董事会或股东会审议的合同经批准后签署 [10] - 合同文本经签署后由综合办公室加盖公章 并对合同进行编号归档 [10] - 50万元以上合同需在内部签批后5个工作日内将扫描件交资本运营部备案 正式签署后10个工作日内交综合办公室备案 [11] 履行与监督机制 - 承办部门需按约定组织合同履行 承担通知义务并记录履行情况 [12] - 各部门需建立法律纠纷预警机制 定期检查合同履行情况并协商问题处理 [12] - 财务管理部根据合同条款审核结算业务 未按合同履行或验收未通过的拒绝付款 [13] - 合同需中止变更或解除时 承办部门需达成协议草案并履行相应审批程序 [14] 风险应对与纠纷处理 - 合作方出现经营恶化 转移资产 丧失信誉等情形时需立即书面上报并采取应对措施 [13] - 合作方违约时需按合同追究违约责任 要求支付违约金及赔偿损失 必要时要求继续履行 [15] - 纠纷协商由承办部门牵头 法律顾问参与 协商不成时评估仲裁或诉讼方案 [16] 档案管理与合规要求 - 合同档案包括正式文本 合作方资质证明 《合同签批单》及招投标文件等资料 [16] - 履行过程需存档所有支持性材料 变更协议 纠纷处理文书及合作方评估资料 [16] - 公司需开展合同法律合规风险识别评估 建立常态化管控机制 [17] - 合同归口管理部门组织财务 审计及业务部门对合同管理工作进行监督评价 [17] 考核与责任追究 - 监督评价结果纳入年度绩效考核 对贡献突出者给予通报表扬 [17] - 对违反制度造成损失或损害公司形象的行为追究责任 涉嫌犯罪的移送司法机关 [18] - 合同环节人员与合作方有关联需进行利益申报 按公司规定执行 [18]